Brauchen wir eine Datenschutz-Folgenabschätzung, wenn wir ein KI-Werkzeug einführen?

Stand 11. August 2026 · 8 Minuten Lesezeit

Biwak-Produktstand: 6. September 2026. Die Fundstellen behalten ihren jeweils angegebenen Stand.

Die Rechtslage in vier Sätzen

Art. 35 DSGVO verlangt eine Folgenabschätzung vor einer Verarbeitung, die voraussichtlich ein hohes Risiko birgt, mit Beteiligung des Datenschutzbeauftragten und schriftlicher Darstellung von Zwecken, Notwendigkeit, Verhältnismäßigkeit, Risiken und Schutzmaßnahmen. Bleibt danach ein hohes Restrisiko, ist nach Art. 36 die Aufsichtsbehörde vorab zu konsultieren. Der Auftragsverarbeiter unterstützt nach Art. 28 Abs. 3 lit. f — er schuldet die Abschätzung nicht. Und es gibt keine Verarbeitung, bei der die Schwellenprüfung entfällt: Sie ist nur manchmal kurz.

Was die Muss-Liste sagt

Die Datenschutzkonferenz führt eine — ausdrücklich nicht abschließende — Liste von Verarbeitungen, für die eine DSFA durchzuführen ist. Zwei Einträge betreffen KI-Werkzeuge am Arbeitsplatz unmittelbar:

Nr. 8 — umfangreiche Verarbeitung von Verhaltensdaten Beschäftigter, die eine Bewertung der Arbeitstätigkeit ermöglicht oder erhebliche Wirkung hat, mit zentralen Arbeitsplatz-Aktivitäts- und DLP-Profilen als Beispiel. Nr. 11 — KI-gestützte Verarbeitung personenbezogener Daten, um die Interaktion mit einer Person zu steuern oder persönliche Aspekte zu bewerten.

DSK, Muss-Liste zur Datenschutz-Folgenabschätzung, Version 1.1

Dazu die Kriterien des Europäischen Datenschutzausschusses: Bewertung oder Scoring, automatisierte Entscheidungen mit erheblicher Wirkung, systematische Überwachung, sensible oder höchstpersönliche Daten, Umfang, Verknüpfung von Datenbeständen, schutzbedürftige Personen, innovative Technologie und Hindernisse beim Zugang zu einem Recht oder einer Leistung. Zwei erfüllte Kriterien sprechen in der Regel für eine DSFA; die Beurteilung bleibt kontextabhängig.

Wann es bei einem KI-Werkzeug kippt

Das Werkzeug zeichnet Tätigkeit auf Nutzerebene auf — Kennung, Zeit, Vorgang, Kosten.
Personenbezogene Daten laufen durch ein Modell: Personalakten, Bewerbungen, Krankmeldungen, Kundendaten.
Auswertungen sind für Vorgesetzte einsehbar oder lassen sich auf Einzelpersonen zurückrechnen.
Datenbestände werden verknüpft — Projekt, Nutzer, Qualität, Zeit.
Ein Agent kann über mehrere Systeme hinweg handeln; das ist der Punkt „innovative Technologie“ in der Praxis.

Ein Betrieb ohne Inhaltsprotokollierung und mit ausschließlich aggregierten Kennzahlen senkt das Risiko deutlich — er macht die schriftliche Schwellenprüfung aber nicht entbehrlich. Diese Prüfung ist das Dokument, das die Aufsicht zuerst sehen will, und sie kostet eine Seite.

Was der Anbieter zuliefern muss

Systembeschreibung und Datenflüsse: was fließt, wohin, wie oft;
Modell- und Routenangaben je Anbieter, Version, Region, Aufbewahrung, menschliche Durchsicht und Trainingsausschluss;
technische und organisatorische Maßnahmen, prüfbar und nicht als Absichtserklärung;
die Grenzen des Systems und absehbarer Missbrauch — das ist der Abschnitt, den Anbieter am liebsten weglassen;
Restrisiko aus Anbietersicht, ausdrücklich als seine Sicht gekennzeichnet;
Löschwege einschließlich Warteschlangen, Zwischenspeichern und Sicherungen.

Für Biwak beschreibt die Seite Sicherheit und Nachweise die lokalen Werkzeuge und den verwalteten Modellzugang. Übermittelter Kontext, Konto- und Verbrauchsdaten gehören in die Prüfung.

Ein Gerüst, mit dem man anfangen kann

Vorgang benennen. Nicht „KI-Einführung“, sondern der konkrete Vorgang: „Zusammenfassung eingehender Schreiben durch ein lokales Modell“.
Rechtsgrundlage je Feld. Nicht je Werkzeug — die Felder unterscheiden sich, und die Prüfung fällt auf, wenn sie pauschal ist.
Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit, mit der Alternative, die Sie verworfen haben. Ohne verworfene Alternative liest sich der Abschnitt wie eine Begründung im Nachhinein.
Risiken für die betroffenen Personen, nicht für das Unternehmen. Das ist der häufigste Fehler in vorgelegten Abschätzungen.
Maßnahmen und Restrisiko, mit Datum und Verantwortlichem.
Überprüfungszeitpunkt. Ein Modellwechsel oder ein neuer Unterauftragsverarbeiter ist eine wesentliche Änderung.

Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Er ist die Vorarbeit, die wir für uns selbst machen mussten, mit den Fundstellen, damit Ihre Anwältin nicht bei Null anfängt. Wo eine Frage von Ihren Umständen abhängt, steht es dabei.

Was dazu gefragt wird

Reicht es, wenn der Anbieter eine DSFA mitliefert?

Nein — geschuldet wird sie vom Verantwortlichen, und das sind Sie. Was ein Anbieter liefern kann, ist die Zulieferung: Systembeschreibung, Datenflüsse, Routen, Aufbewahrung, Maßnahmen, Grenzen und sein Restrisiko. Wer eine fertige „DSFA“ als PDF verteilt, liefert eine Vorlage; die Bewertung Ihres Einsatzes kann er nicht vornehmen.

Brauchen wir eine DSFA für einen Pilot mit fünf Personen?

Die Schwellenprüfung ja, immer. Eine vollständige DSFA hängt am Inhalt, nicht an der Zahl: Werden individualisierbare Tätigkeitsdaten erfasst oder laufen personenbezogene Daten durch ein Modell, wird sie wahrscheinlich — auch bei fünf Personen. Ein kleiner Pilot ist kein Ausnahmetatbestand.

Was, wenn wir gar keine personenbezogenen Daten eingeben?

Dann ist die Schwellenprüfung kurz — und muss sichergestellt sein, nicht bloß beabsichtigt: Wer Dateien öffnen kann, öffnet irgendwann eine mit Namen darin. Halten Sie fest, welche Bestände ausgeschlossen sind und wie der Ausschluss durchgesetzt wird; nur dann trägt die Feststellung.

Hilft ein lokal laufendes Modell bei der Bewertung?

Ja, deutlich: Es entfallen Übermittlung, Unterauftragsverarbeiter, Aufbewahrung beim Anbieter und die Frage nach menschlicher Durchsicht. Übrig bleibt Ihre eigene Verarbeitung — Zugriffsrechte, Protokolle, Löschung. Das ist ein kleinerer Prüfgegenstand, aber kein leerer.