Was sind KI-Agenten und welche Büroaufgaben eignen sich dafür?

Stand 10. September 2026 · 6 Minuten Lesezeit

Chatbot, Workflow oder Agent: Was passt zur Aufgabe?

Drei Arbeitsweisen, drei Entscheidungskriterien
Eine Antwort genügt	ChatBeispiel: einen Absatz verständlicher formulieren. Wenn keine weiteren Handlungen nötig sind, kann eine einzelne Modellantwort ausreichen.
Die Schritte stehen vorher fest	Fester WorkflowBeispiel: Jeden freigegebenen CSV-Export nach denselben Regeln einlesen und summieren. Ein Skript oder eine vorhandene Tabellenfunktion kann dafür die passende Lösung sein.
Die nächsten Schritte hängen vom Inhalt ab	AgentBeispiel: mehrere unterschiedlich aufgebaute Angebote lesen, fehlende Angaben markieren, eine Rückfrage stellen und anschließend eine Vergleichsdatei erstellen.

Die Begriffe überlappen im Produktalltag: Auch eine Chatoberfläche kann Werkzeuge und Agentenfunktionen enthalten. Die technische Unterscheidung zwischen vorgegebenen Abläufen und vom Modell gewählten Schritten folgt Anthropics Erklärung zu Workflows und Agenten. Entscheidend für die Auswahl bleibt die konkrete Aufgabe, nicht das Etikett auf der Website.

Drei konkrete Aufgaben mit einem Abnahmekriterium

Beispielaufträge für einen begrenzten Pilotversuch
Dokumente vergleichen	Angebote als Entscheidungsvorlage aufbereitenEingabe: freigegebene Angebotskopien. Ergebnis: Tabelle zu Leistungsumfang, Ausschlüssen, Termin und Preis mit Dokument- und Seitenverweisen. Prüfung: Jede Angabe am Original kontrollieren; fehlende Angaben müssen als fehlend erscheinen.
Excel oder CSV auswerten	Eine nachvollziehbare Monatsübersicht erstellenEingabe: eine Kopie des freigegebenen Exports. Ergebnis: nach Monat und Kategorie gegliederte Summen plus Liste unklarer Zeilen. Prüfung: Gesamtsumme, Zeilenzahl, Datumsformat, Währung und ausgeschlossene Werte mit der Quelle abgleichen.
Eine Präsentation vorbereiten	Einen vorhandenen Bericht in Folien übersetzenEingabe: freigegebener Bericht und Formatvorgaben. Ergebnis: Folienentwurf mit Quellenangaben zu Zahlen. Prüfung: jede Kennzahl, die Aussage der Grafik und die Lesbarkeit im tatsächlich geöffneten Foliensatz.

Das sind Beispielaufträge, keine zugesagten Erfolgsquoten. Die Biwak-Vorführung für Büroaufgaben zeigt die Arbeitsweise an Dateien. Ob Ihre PDF-Scans, Excel-Formeln oder Vorlagen funktionieren, prüfen Sie mit repräsentativen, zur Verarbeitung freigegebenen Beispieldateien. Gerade eingebettete Bilder, Makros, externe Tabellenverknüpfungen und schlecht lesbare Scans benötigen eine eigene Prüfung.

Wie formuliert man einen brauchbaren Auftrag?

Ein guter Auftrag nennt Eingang, Ergebnis, Grenzen und Prüfung. Beispiel: „Vergleiche die drei freigegebenen Angebote im Arbeitsordner. Erstelle eine Tabelle mit Leistung, Ausschlüssen, Gesamtpreis und Liefertermin. Nenne zu jedem Wert die Quelldatei und Seite. Ergänze fehlende Angaben nicht. Speichere das Ergebnis als neue Datei und ändere die Originale nicht.“

Eingang: Welche Dateien und welcher Zeitraum gehören dazu? Welche Version ist maßgeblich?
Ergebnis: Benennen Sie Dateiformat, Spalten, Zielgruppe und Ablageort.
Grenzen: Legen Sie fest, welche Quellen zulässig sind und wann eine Rückfrage nötig ist.
Abnahme: Bestimmen Sie, welche Summen, Quellenstellen und Formatvorgaben vor der Verwendung kontrolliert werden.

Was bei Biwak lokal arbeitet und was übertragen wird

Biwak ist eine KI-Werkbank für die Arbeit mit Dateien. In der Desktop-App arbeiten die Dateiwerkzeuge im gewählten Arbeitsordner; für Modellaufträge werden die Frage, benötigter Gesprächskontext und verwendete Dateiinhalte über den Biwak-Modellzugang verarbeitet. Dafür brauchen Sie ein angemeldetes Biwak-Konto. Die aktuelle Verarbeitungskette steht in Abschnitt 14 der Datenschutzerklärung. Welche Fassung für Ihr Betriebssystem verfügbar ist und welche Voraussetzungen gelten, steht auf Biwak herunterladen.

Freigaben und Sicherungspunkte helfen bei der Kontrolle der Arbeit. Ein Sicherungspunkt im Arbeitsordner kann jedoch keine bereits versendete Nachricht oder andere externe Wirkung zurückholen. Die Sicherheitsseite beschreibt die Reichweite. Ein lokales Programm ist deshalb nicht automatisch ein vollständig lokal betriebenes Sprachmodell.

Wann ist eine Aufgabe noch nicht geeignet?

Es gibt niemanden, der das Ergebnis fachlich beurteilen kann.
Die Ausgangsdaten sind unvollständig oder widersprüchlich, aber das Ergebnis soll trotzdem als gesichert gelten.
Eine falsche Handlung hätte eine schwer rückgängig zu machende Wirkung, etwa eine Zahlung oder eine verbindliche Erklärung.
Die Daten und der vorgesehene Verarbeitungsweg sind für diesen Einsatz noch nicht freigegeben.

Beginnen Sie in diesen Fällen mit einer engeren Aufgabe, zum Beispiel einem Entwurf statt einer automatischen Ausführung. Der Leitfaden KI im Mittelstand einführen zeigt, wie Sie einen Pilotversuch mit Baseline, Fehlerprüfung und klarer Entscheidung aufsetzen. Konkrete Produktunterschiede stehen im Vergleich mit ChatGPT, Claude und lokalen Modellwerkzeugen.

Passende nächste Schritte

Was dazu gefragt wird

Ist jeder Chatbot ein KI-Agent?

Die Oberfläche allein entscheidet das nicht. Eine reine Textantwort braucht noch keinen Agenten. Wenn ein System abhängig vom Ergebnis selbst Werkzeuge und weitere Schritte auswählt, arbeitet es agentisch. Viele Produkte verbinden beide Arbeitsweisen.

Ersetzt ein KI-Agent Excel, Word oder PowerPoint?

Er kann bei der Bearbeitung von Dateien unterstützen. Die Programme bleiben für Kontrolle, fachliche Weiterarbeit und die Prüfung des Dateiformats wichtig. Testen Sie insbesondere Formeln, Verknüpfungen und Layout in dem Programm, in dem das Ergebnis später verwendet wird.

Sind Ergebnisse eines KI-Agenten automatisch richtig?

Nein. Ein erzeugtes Dokument belegt nur, dass eine Datei entstanden ist. Quellen, Zahlen, Vollständigkeit und Auswirkungen müssen anhand vorher festgelegter Kriterien geprüft werden. Bei fehlenden Daten sollte das Ergebnis die Lücke benennen.

Braucht ein Unternehmen sofort mehrere KI-Agenten?

Starten Sie mit dem einfachsten Ablauf, der die Aufgabe zuverlässig löst. Zusätzliche Agenten machen Abstimmung und Kontrolle aufwendiger. Ob sie helfen, muss sich an der Qualität und dem Gesamtaufwand derselben Aufgabe zeigen.