Bestellung als PDF zum Auftrag erfassen.
PDF ablegen, Jetzt erfassen drücken, Auftragstabelle herunterladen. Ohne Vorlage je Kunde, mit Summenprobe in der Antwort.
Stand 15. Oktober 2026
Bestellung hochladen und erfassen
Auftrag an Biwak ansehen
Erfasse die Bestellung als Auftragstabelle im CSV-Format, eine Zeile je Position, mit den Spalten Position, Artikelnummer, Beschreibung, Einheit, Menge, Einzelpreis netto, Gesamtpreis netto und Hinweis. Rechne Verpackungseinheiten in Stück um, wenn die Bestellung den Inhalt nennt, und vermerke das im Hinweis. Übernimm die bestellten Preise und vermerke Preisabweichungen, die in der Bestellung stehen. Semikolon als Trennzeichen, Dezimalkomma, UTF-8 mit BOM. Nenn mir in der Antwort Bestellnummer, Bestelldatum, Besteller, Lieferadresse und Liefertermin und prüfe, ob die Summe der Positionen die Zwischensumme der Bestellung ergibt.
Einmalig 100 Test-Credits, ohne Zahlungsdaten.
- Gerechnet wird in der EU
- Kein Training mit Ihren Inhalten
- Anmeldung per E-Mail-Code, Passkey oder Google
Eine Bestellung als PDF übernehmen Sie mit Biwak in eine Auftragstabelle, indem Sie die Datei in das Fenster ziehen und Jetzt erfassen drücken: Ein vorbereiteter Auftrag geht mit. Biwak ist ein KI-Agent aus München. Er liest die Positionen ohne Vorlage je Kunde, rechnet Verpackungseinheiten in Stück um und ist angewiesen, die Summe der Positionen mit der Zwischensumme zu vergleichen. Heraus kommt eine CSV- oder Excel-Datei, die Sie prüfen und übernehmen. Zum Ausprobieren gibt es einmalig 100 Test-Credits. Gerechnet wird in der EU.
So erfassen Sie eine Bestellung.
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01
PDF ablegen
Ziehen Sie die Bestellung aus der E-Mail in das Fenster oder wählen Sie sie aus, gern mehrere auf einmal. Bis zu acht Dateien je Auftrag, jede bis 100 MB.
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02
Jetzt erfassen
Mit der Datei geht ein vorbereiteter Auftrag ab: eine Zeile je Position, Mengen in Stück, Preise wie bestellt, Abweichungen im Hinweis, Summenprobe. Sie sehen Biwak dabei zu.
-
03
Prüfen, anpassen, herunterladen
Die Probe steht in der Antwort. Brauchen Sie andere Spalten, etwa in der Reihenfolge Ihrer Importvorlage, schreiben Sie es dazu. Die Tabelle liegt als Karte im Chat; ein Klick öffnet die Vorschau, dort laden Sie sie herunter.
Aus der Bestellung wird eine Auftragstabelle.
- 1 Winkelprofil 40 x 40WP-4040 120 Stk.à 4,80 576,00
- 2 Sechskantschraube M8 x 40SK-M840 5 VE à 100à 18,00 90,00
- 3 Dichtring 22 mmDR-22 250 Stk.à 1,15 287,50
- 4 Alu-Blech 2 mmAB-2000 40 Stk.à 18,90 756,00
- 5 Schweißdraht 1,2 mmSD-12 24 kgà 32,40 777,60
- 6 Montageplatte Typ BMP-B 60 Stk.à 27,20 1.632,00
Zwischensumme netto4.119,10 EUR
| Position | Artikelnummer | Beschreibung | Einheit | Menge | Einzelpreis netto | Gesamtpreis netto | Hinweis |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | WP-4040 | Winkelprofil 40 x 40 | Stk. | 120 | 4,80 | 576,00 | |
| 2 | SK-M840 | Sechskantschraube M8 x 40 | Stk. | 500 | 0,18 | 90,00 | 5 VE à 100 Stück, 18,00 je VE |
| 3 | DR-22 | Dichtring 22 mm | Stk. | 250 | 1,15 | 287,50 | |
| 4 | AB-2000 | Alu-Blech 2 mm | Stk. | 40 | 18,90 | 756,00 | Bestellpreis übernommen, Listenpreis 19,60, Abweichung 28,00 |
| 5 | SD-12 | Schweißdraht 1,2 mm | kg | 24 | 32,40 | 777,60 | |
| 6 | MP-B | Montageplatte Typ B | Stk. | 60 | 27,20 | 1632,00 |
Probe: 576,00 + 90,00 + 287,50 + 756,00 + 777,60 + 1.632,00 = 4.119,10 EUR, wie die Zwischensumme der Bestellung
- Position 2 ist in Verpackungseinheiten bestellt: 5 VE à 100 werden 500 Stück zu 0,18 EUR, der Gesamtpreis bleibt 90,00 EUR.
- Bei Position 4 steht in der Bestellung ein Preis unter Liste. Er wird übernommen, die Abweichung von 28,00 EUR steht im Hinweis.
- Kopfdaten wie Bestellnummer, Lieferadresse und Liefertermin nennt Biwak in der Antwort, nicht in jeder Zeile.
- Menge und Preise als Zahlen mit Dezimalkomma: So liest Excel die Datei ohne Umweg.
Erfundene Musterbestellung (1 Seite, 6 Positionen) und ihr Soll-Ergebnis, mit den Spalten des vorbereiteten Auftrags. Gezeigt ist die erwartete Tabelle, kein Modelllauf. Zum Nachprüfen: Musterbestellung (PDF) · Soll-Tabelle (CSV)
Warum Abtippen hier am meisten kostet.
Jeder Kunde schickt seine Bestellung in seinem eigenen Layout. Wer sie abtippt, sucht in jeder Datei neu nach Menge, Einheit und Preis.
Die Fehler stecken selten in den Zahlen selbst, sondern in ihrer Bedeutung: 5 heißt bei einer Verpackungseinheit 500 Stück, ein Preis unter Liste ist vielleicht vereinbart, vielleicht ein Versehen. Eine feste Vorlage je Kunde hilft, bis der Kunde sein Formular ändert. Biwak liest jede Bestellung neu und sagt, was ihm auffällt.
So geht Biwak vor
- Biwak liest die Bestellung und sucht Kopfdaten und Positionen, gleich in welchem Layout.
- Es schreibt eine Zeile je Position und rechnet Verpackungseinheiten um, wenn der Inhalt dasteht.
- Es übernimmt die bestellten Preise und vermerkt Abweichungen, die in der Bestellung genannt sind.
- Es ist angewiesen, die Summe der Positionen mit der Zwischensumme zu vergleichen und einen Unterschied zu nennen, statt ihn zu glätten.
Gegen Ihre Preisliste prüft Biwak nur, wenn Sie sie dazulegen und es in den Auftrag schreiben.
Und dann weiterarbeiten.
Derselbe Chat kann mehr. Sätze, die Sie gleich danach schreiben können:
- „Gleiche die Preise mit preisliste-2026.xlsx ab und markiere jede Abweichung.“
- „Leg alle Bestellungen dieser Woche in eine Tabelle, ein Blatt je Kunde.“
- „Schreib eine kurze Auftragsbestätigung mit Positionen, Summe und Liefertermin.“
- „Welche Artikel wurden diesen Monat am häufigsten bestellt? Liste sie mit Menge.“
Wo Ihre Bestellungen bleiben.
- Im Browser
- Sie laden die Dateien in Ihren Arbeitsbereich auf dem Biwak-Server in Paris hoch; Aufträge und Antworten liegen in unserer Datenbank in Frankfurt am Main.
- In der App
- Mit Biwak für macOS und Windows bleiben die Dateien in Ihrem Ordner auf dem Rechner. Zum Modell gehen Auftrag, Gesprächskontext und die verwendeten Dateiinhalte.
- Gerechnet
- Gerechnet wird in der EU: bei Microsoft Azure in der EU-Datenzone.
- Training
- Keines mit Ihren Inhalten.
- Einsicht
- Nur mit benanntem Anlass, jede Einsicht protokolliert. Solange der Arbeitsbereich im Browser eine Vorabfunktion ist, gehört die Qualitätsprüfung dazu; widersprechen können Sie jederzeit.
- AV-Vertrag
- Für Unternehmen gilt Biwaks AV-Vertrag; eine Qualitätsprüfung findet dann nicht statt. Bestellungen mit Daten von Kunden oder Beschäftigten trotzdem nur nach eigener Prüfung.
Datenschutzerklärung: Arbeitsbereich im Browser Sicherheit im Überblick
Was es kostet.
Nach der E-Mail-Bestätigung gibt es einmalig 100 Test-Credits, ohne Zahlungsdaten. Danach gilt ein Abo: Basislager für 19 € im Monat mit 1 500 Credits oder Seilschaft für 99 € mit 9 000 Credits, monatlich kündbar. Endpreise, gemäß § 19 UStG ohne Umsatzsteuer.
Wie viele Credits eine Erfassung braucht, hängt von Seitenzahl und Leistungsstufe ab; den Verbrauch sehen Sie nach jedem Auftrag.
Wann Sie Biwak dafür nicht brauchen.
Kommen Bestellungen schon als Datensatz, etwa per EDI oder aus einem Webshop, nehmen Sie diese Daten: Sie kommen direkt aus dem System des Kunden. Biwak lohnt sich für die PDFs, die per E-Mail kommen, jede in einem anderen Layout.
Biwak legt keinen Auftrag in Ihrer Warenwirtschaft an. Die Tabelle ist ein Arbeitsstand, den Sie prüfen; eine Anbindung an Ihr ERP gibt es nicht, den Import machen Sie selbst.
Häufige Fragen
Braucht Biwak eine Vorlage für jeden Kunden?
Nein. Biwak liest jede Bestellung neu und sucht Positionen, Mengen und Preise im jeweiligen Layout. Was es dabei annimmt, etwa den Inhalt einer Verpackungseinheit, schreibt es in den Hinweis; das prüfen Sie stichprobenartig.
Geht das auch mit gescannten Bestellungen oder Faxen?
Zugesagt ist die Erfassung für PDFs mit Textebene: Lässt sich in der Bestellung ein Wort markieren, ist eine Textebene da. Gescannte Seiten liest Biwak als Bild, ohne eigene Texterkennung; wie gut das gelingt, hängt am Scan, deshalb sagen wir dafür kein Ergebnis zu.
Kann Biwak die Preise gegen unsere Preisliste prüfen?
Ja, wenn Sie die Preisliste mit hineinlegen, als Excel, CSV oder PDF, und es in den Auftrag schreiben. Biwak vermerkt dann je Position den Listenpreis und die Abweichung. Ohne Preisliste übernimmt es die bestellten Preise und vermerkt nur, was in der Bestellung selbst steht.
Bekomme ich CSV oder Excel?
Beides. Im Arbeitsbereich im Browser legt Biwak auf Wunsch eine Excel-Datei (.xlsx) an; der Schalter Ergebnis unter der Ablage tauscht den Auftrag. In der App für macOS und Windows ist CSV der zugesagte Weg.
Kann ich die Tabelle in meine Warenwirtschaft importieren?
Biwak schreibt die Spalten in der Reihenfolge und im Format, das Sie im Auftrag nennen, etwa wie in der Importvorlage Ihres Programms. Eine direkte Anbindung gibt es nicht; den Import machen Sie selbst.
Wie zuverlässig ist das Ergebnis?
Biwak ist angewiesen, die Summe der Positionen mit der Zwischensumme der Bestellung zu vergleichen und keinen Betrag zurechtzubiegen. Geht die Probe nicht auf, ist Biwak angewiesen, den Unterschied zu nennen. Eine Anweisung ist keine Garantie: Sehen Sie sich Hinweise und Abweichungen an, bevor Sie den Auftrag anlegen.
Brauche ich ein Konto?
Ja. Die Anmeldung geht per E-Mail-Code, Passkey oder Google-Konto; danach startet der Chat direkt auf dieser Seite. Sie können die Datei schon vor der Anmeldung ablegen. Nach einer Stunde verwendet die Seite sie nicht mehr und löscht sie beim nächsten Aufruf; verlassen Sie die Seite oder laden Sie sie neu, ist sie gelöscht – außer auf dem Weg zur Anmeldung.
Was kostet das?
Zum Ausprobieren einmalig 100 Test-Credits ohne Zahlungsdaten, danach ein Abo ab 19 € im Monat. Den Verbrauch sehen Sie nach jedem Auftrag.
Verantwortlich: Hermann Hampel · Mit KI-Unterstützung erstellt