Welche Aufgaben kann KI in der Buchhaltung übernehmen?
KI übernimmt Vorarbeiten: Daten aus Belegen auslesen, Zahlungen zuordnen, Auffälligkeiten markieren und Listen erstellen. Die Entscheidung, wie gebucht, ob gezahlt und was angemahnt wird, bleibt bei Ihnen. Die Übersicht zeigt, was KI je Aufgabe beiträgt und was Sie danach prüfen:
| Aufgabe | Was KI beiträgt | Was Sie prüfen |
|---|---|---|
| Belegerfassung | liest Lieferant, Datum, Rechnungsnummer, Beträge und Steuersatz aus und schlägt eine Kontierung vor | Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, Steuersatz, Leistungsdatum, Konto |
| Kontoauszug und offene Posten | ordnet Zahlungen den Rechnungen zu, auch Teilzahlungen und Sammelüberweisungen | mehrdeutige Treffer, Skonto, Differenzbeträge |
| Kreditorenprüfung | findet doppelte Rechnungen, neue oder geänderte Bankverbindungen und Preisabweichungen zur Bestellung | jede geänderte IBAN vor der Zahlung über einen bekannten Kontakt bestätigen |
| Mahnwesen | erstellt Mahnvorschläge aus der Liste offener Posten und entwirft Zahlungserinnerungen | Verzugseintritt nach § 286 BGB, Zinsen und Pauschale nach § 288 BGB, Kundenbeziehung |
| Auswertungen | Monatsübersichten, Kostenstellen, Abweichungen zum Vorjahr, Erläuterungstexte | Summen gegen die Buchhaltung abstimmen |
Welche KI-Funktionen bringt Buchhaltungssoftware schon mit?
Die gängigen Programme lesen Belege per Texterkennung aus, schlagen Buchungen vor oder ordnen Bankumsätze zu. Das ist oft der schnellste Einstieg, weil Beleg, Buchung und Archiv im selben System bleiben. Stand September 2026 beschreiben die Hersteller ihre Funktionen so:
| Programm | Funktionen laut Hersteller | Schwerpunkt |
|---|---|---|
| DATEV Unternehmen online | Texterkennung erkennt nach DATEV-Angaben über 80 Prozent von Datum, Rechnungsnummer und Betrag und übernimmt sie in den Zahlungsträger; in der Steuerkanzlei erzeugen Automatisierungsservices Buchungsvorschläge | Belegaustausch mit der Steuerkanzlei |
| Lexware Office | Texterkennung liest Belegdaten aus und verknüpft Beleg und Buchung; erkennt wiederkehrende Belege; prüft eingehende E-Rechnungen auf Korrektheit | Buchhaltung und Rechnungen in einem Programm |
| sevdesk | KI-gestützte Belegerfassung ordnet Belege den Bankumsätzen zu und empfiehlt eine Buchungskategorie; schlägt passende Zahlungen vor | Buchhaltung und Rechnungen in einem Programm |
| Candis | erfasst, liest, prüft und kontiert Eingangsrechnungen vor, prüft nach § 14 UStG und steuert Freigaben; Schnittstelle zu DATEV | Eingangsrechnungen und Freigaben |
Die Tabelle ist keine Rangliste. Sie zeigt, dass Texterkennung und Buchungsvorschläge in vielen Programmen schon eingebaut sind; prüfen Sie diese Funktionen zuerst. Ein zusätzlicher KI-Agent lohnt sich für Aufgaben über mehrere Dateien und Systeme hinweg, etwa für den Abgleich eines Bankexports mit einer Liste offener Posten aus einem anderen Programm.
Was verlangen die GoBD, wenn KI in der Buchhaltung mitarbeitet?
Dieselben Grundsätze wie ohne KI, denn sie gelten unabhängig davon, ob ein Mensch, ein Programm oder eine KI den Buchungsvorschlag macht. Die Buchführung muss einem sachverständigen Dritten in angemessener Zeit einen Überblick verschaffen, und jeder Geschäftsvorfall muss sich in Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen (§ 145 Abs. 1 AO). Buchungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen und dürfen nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist (§ 146 Abs. 1 und 4 AO, ebenso § 239 HGB).
Wie das in elektronischen Systemen umzusetzen ist, regeln die GoBD, ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019. Zuletzt wurden sie am 14. Juli 2025 geändert, vor allem wegen der E-Rechnung. Für jedes IT-System, das zur Buchführung genutzt wird, verlangen sie eine Verfahrensdokumentation, die zeigt, was das System tut und was dabei herauskommt; sie muss mit dem tatsächlichen Ablauf übereinstimmen, wie die IHK München zusammenfasst. Setzen Sie KI ein, gehört dieser Schritt in die Beschreibung.
- Beleg und Buchung bleiben verknüpft. Ein KI-Vorschlag ersetzt keinen Beleg.
- Originale liegen im Archiv oder im Dokumentenmanagement. KI-Werkzeuge arbeiten an Kopien und nie direkt im Archivordner.
- Korrekturen nur so, dass der ursprüngliche Inhalt feststellbar bleibt: stornieren und neu buchen statt überschreiben.
- Die Verfahrensdokumentation beschreibt, welches Werkzeug welche Vorarbeit leistet, wer prüft und wer freigibt.
- Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung, ob KI-Hilfslisten für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dann sind sie als sonstige Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 5 AO).
- Bei E-Rechnungen genügt es, den strukturierten Teil aufzubewahren; den PDF-Teil einer hybriden Rechnung nur, wenn er zusätzliche oder abweichende Angaben enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, etwa Buchungsvermerke (GoBD Rz. 119 in der Fassung vom 14. Juli 2025). Mehr zur Umstellung im Artikel E-Rechnungspflicht.
- 8 Jahre
- Buchungsbelege, seit 1. Januar 2025 (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB)
- 10 Jahre
- Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, dazu nötige Arbeitsanweisungen
- 6 Jahre
- Handels- und Geschäftsbriefe, sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen
Wie sieht ein prüfbarer KI-Auftrag in der Buchhaltung aus?
Ein guter Auftrag nennt die Eingabedateien, das Ergebnisformat, die Regel für unklare Fälle und eine Kontrollsumme. Zwei Beispiele, die Sie mit Kopien Ihrer Exporte nachstellen können:
Gleiche umsaetze-2026-08.csv mit offene-posten-2026-08.csv ab. Lege abgleich-2026-08.csv an mit Buchungsdatum, Betrag, Verwendungszweck, zugeordneter Rechnungsnummer und Status „eindeutig“, „mehrdeutig“ oder „offen“. Ordne nur zu, wenn Betrag und Rechnungsnummer oder Kunde passen, und rate nicht. Nenne am Ende die Summe je Status.
- Eingabe
- Bankumsätze eines Monats als CSV-Export und die Liste offener Posten aus der Buchhaltung, beides als Kopie
- Ergebnis
- Eine CSV-Datei mit einer Zeile je Umsatz und einer Summenzeile je Status
- Prüfung
- Die Summe aller Zeilen gegen die Umsatzsumme des Monats abgleichen; jede Zeile mit „mehrdeutig“ oder „offen“ von Hand klären
Prüfe die Eingangsrechnungen im Ordner rechnungen-2026-09 gegen lieferanten.xlsx. Lege pruefliste-kreditoren.csv an mit Lieferant, Rechnungsnummer, Betrag und Befund. Befunde sind: gleiche Rechnungsnummer beim selben Lieferanten, gleicher Betrag am selben Tag beim selben Lieferanten, IBAN weicht von der Stammdatenliste ab, Pflichtangabe fehlt. Ändere keine Datei im Ordner.
- Eingabe
- Eingangsrechnungen als PDF mit Textebene und die Lieferantenstammdaten als Excel-Datei
- Ergebnis
- Eine Prüfliste als CSV, die nur Rechnungen mit Befund enthält
- Prüfung
- Jeden Befund am Original bestätigen; eine abweichende IBAN nie per E-Mail klären, sondern über eine bekannte Telefonnummer
Liegen die offenen Posten oder Kontoauszüge nur als PDF vor, brauchen Sie zuerst eine Tabelle. Die Wege dazu beschreibt der Artikel PDF in Excel umwandeln.
Was gilt für Datenschutz und Mitbestimmung?
Kontoauszüge, Kundenlisten und Lohnbuchungen enthalten personenbezogene Daten. Verarbeitet ein externer KI-Dienst sie für Sie, ist er in der Regel Auftragsverarbeiter, und Sie brauchen einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO; die Pflichtinhalte stehen im Artikel AV-Vertrag für KI-Werkzeuge. Sitzt der Anbieter oder einer seiner Unterauftragsverarbeiter außerhalb der EU, kommt die Prüfung der Drittlandübermittlung hinzu.
- Sparsam beginnen: Lohn- und Gehaltsdaten, Krankmeldungen und Pfändungen gehören nicht in einen Pilot.
- Keine Zugangsdaten: PINs, TANs und Passwörter für das Online-Banking haben in keinem KI-Auftrag etwas zu suchen.
- Folgenabschätzung prüfen: Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, klärt der Artikel DSFA bei KI.
- Betriebsrat einbinden, wenn ein Werkzeug Verhalten oder Leistung der Mitarbeitenden auswerten kann.
Wo stößt KI in der Buchhaltung an Grenzen?
KI trifft keine steuerlichen Entscheidungen und haftet nicht. Kontierung, Vorsteuerabzug, Abgrenzungen und Abschlussbuchungen bleiben fachliche Entscheidungen, die Sie oder Ihre Steuerberatung treffen.
- Fotos und Scans brauchen Texterkennung. Ein KI-Werkzeug ohne Texterkennung liest nur PDF mit Textebene.
- Lernende Vorschläge wiederholen alte Fehler. Ein System, das aus früheren Buchungen lernt, übernimmt auch deren Fehlkontierungen.
- Summen stimmen nicht von selbst. Lassen Sie immer eine Kontrollsumme ausgeben und gleichen Sie sie mit Beleg oder Auszug ab.
- Sonderfälle der Umsatzsteuer wie die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers oder innergemeinschaftliche Lieferungen brauchen eine fachliche Prüfung, auch wenn die KI einen Vorschlag macht.
- Zahlungen nie automatisch auslösen. KI bereitet Zahlungsvorschläge vor; freigegeben wird nach dem Vier-Augen-Prinzip.
Wie führen Sie KI in der Buchhaltung Schritt für Schritt ein?
Mit einem Prozess, einem abgeschlossenen Monat und einer Kontrollgröße, und das alte Verfahren läuft parallel, bis die Ergebnisse stimmen.
- Einen Prozess wählen
Zum Beispiel den Abgleich der Bankumsätze mit den offenen Posten. Er ist häufig, gut messbar und hat eine klare Kontrollsumme.
- Den Ist-Stand messen
Wie lange dauert der Abgleich heute, wie viele Posten bleiben offen, wie viele Fehler fallen später auf?
- Softwarefunktionen zuerst nutzen
Prüfen Sie, was Ihr Buchhaltungsprogramm schon selbst zuordnet. Ein zusätzliches Werkzeug nur für den Rest.
- Mit Kopien testen
Arbeiten Sie einen abgeschlossenen Monat mit Kopien der Exporte nach und vergleichen Sie das Ergebnis mit der tatsächlichen Buchung.
- Parallel laufen lassen
Ein bis zwei Monate erledigen Mensch und KI denselben Abgleich. Abweichungen zeigen, wo der Auftrag nachgeschärft werden muss.
- Dokumentieren und entscheiden
Ergänzen Sie die Verfahrensdokumentation und entscheiden Sie anhand der Zahlen. Wie ein Pilot mit klarer Entscheidung aussieht, beschreibt KI im Mittelstand einführen.
Was kann Biwak in der Buchhaltung, und was nicht?
Biwak eignet sich für Abgleiche und Listen aus Dateien, nicht für das Erfassen und Buchen von Belegen. Ein Auftrag in der Buchhaltung beginnt mit einem Export: Bankumsätze, offene Posten oder Lieferantenstammdaten aus Ihrem Programm, als Kopie in einem eigenen Arbeitsordner. In der Desktop-App für macOS und Windows beschreiben Sie, welche Liste daraus entstehen soll; der KI-Agent liest Excel, CSV und PDF mit Textebene und schreibt das Ergebnis als neue CSV-Datei, die Sie prüfen und bei Bedarf in Ihr Programm übernehmen. Ältere Excel-Dateien im Format .xls speichern Sie vorher als .xlsx, denn das alte Format liest Biwak nicht.
- Abgleich von Bankumsätzen und offenen Posten als CSV-Liste
- Prüflisten für Eingangsrechnungen: Dubletten, abweichende IBAN, fehlende Angaben
- Buchungsliste aus einem Kontoauszug im PDF-Format mit Textebene
- Monatsübersichten und Erläuterungstexte aus Excel- oder CSV-Exporten
- keine Texterkennung für Fotos und gescannte Belege
- keine Anbindung an DATEV, andere Buchhaltungsprogramme oder das Online-Banking; Biwak arbeitet mit Dateien
- keine Buchung und keine Zahlung: Ergebnisse sind Listen und Entwürfe
- kein Archiv: Der Sicherungspunkt sichert nur den Arbeitsordner für einen Auftrag und ersetzt keine Datensicherung
Häufige Fragen
Darf KI in der Buchhaltung selbstständig buchen?
Vorschlagen ja, verantworten nein: Viele Programme erzeugen Buchungsvorschläge bereits automatisch. Die Buchung muss aber zum Beleg passen, nachvollziehbar bleiben und darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt verloren geht (§§ 145, 146 AO). Beschreiben Sie den Ablauf in der Verfahrensdokumentation und legen Sie fest, wer Vorschläge prüft und freigibt.
Wie lange muss ich Belege aufbewahren, die eine KI ausgelesen hat?
Buchungsbelege acht Jahre, seit dem 1. Januar 2025 (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB). Maßgeblich ist der Beleg selbst, bei E-Rechnungen der strukturierte Datensatz, nicht die Liste, die eine KI daraus erstellt hat. Hilfslisten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind als sonstige Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.
Kann KI gescannte Belege lesen?
Ja, wenn das Werkzeug Texterkennung (OCR) hat; viele Buchhaltungsprogramme bringen sie für Belegfotos und Scans mit. KI-Werkzeuge ohne Texterkennung lesen nur PDF mit Textebene. Prüfen Sie ausgelesene Beträge, Daten und Steuersätze vor dem Buchen am Beleg.
Ersetzt KI die Buchhaltungsfachkraft oder die Steuerberatung?
Nein. KI beschleunigt Vorarbeiten wie Erfassen, Zuordnen und Prüfen, trifft aber keine steuerlichen Entscheidungen und haftet nicht. Kontierung, Umsatzsteuer, Abschluss und Steuererklärungen bleiben fachliche Arbeit. Wie Steuerkanzleien selbst mit KI arbeiten, steht unter KI für Steuerberater.
Welche Daten gehören nicht in ein KI-Werkzeug?
Ohne AV-Vertrag keine personenbezogenen Daten, also auch keine Kontoauszüge mit Namen von Kunden oder Mitarbeitenden. Unabhängig davon nie Zugangsdaten, PINs oder TANs für das Online-Banking. Lohn- und Gesundheitsdaten nur in Systeme, die dafür freigegeben und vertraglich abgesichert sind.
Quellen
- § 145 AO: Allgemeine Anforderungen an Buchführung und Aufzeichnungen
- § 146 AO: Ordnungsvorschriften für die Buchführung
- § 147 AO: Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 257 HGB: Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- Art. 97 § 19a EGAO: Aufbewahrungsfristen, Übergangsregel
- BMF: GoBD, 2. Änderung vom 14. Juli 2025 (PDF)
- IHK München: Grundsätze der elektronischen Buchführung (GoBD)
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 286 BGB: Verzug des Schuldners
- § 288 BGB: Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Er ist die Vorarbeit, die wir für uns selbst machen mussten, mit den Fundstellen, damit Ihre Anwältin nicht bei Null anfängt. Wo eine Frage von Ihren Umständen abhängt, steht es dabei.