Wobei hilft KI einer Hausverwaltung, und wo liegen die Grenzen?

Welche Aufgaben einer Hausverwaltung eignen sich für KI?

Geeignet sind wiederkehrende Schreib- und Prüfaufgaben, deren Grundlage schon als Datei vorliegt: E-Mails, Teilungserklärung, Beschlüsse, Abrechnungen, Angebote. Im Verwalter-Monitor des VDIV vom April 2024 nutzten 22,2 Prozent von 419 befragten Verwaltungen bereits KI-Werkzeuge, 45,1 Prozent planten es. Wer KI nutzte, setzte sie am häufigsten für die Kundenkommunikation ein (55,4 Prozent).

Wie entsteht die Niederschrift der Eigentümerversammlung mit KI?

Eine KI kann die Niederschrift aus Tagesordnung, Beschlussanträgen, Abstimmungsliste und Ihren Notizen entwerfen; verantworten und unterschreiben müssen sie Menschen. Das Gesetz ist hier genau.

Unterschreiben müssen der Vorsitzende und ein Wohnungseigentümer, bei bestelltem Verwaltungsbeirat auch dessen Vorsitzender oder sein Vertreter (§ 24 Abs. 6 Satz 2 WEG). Die Beschluss-Sammlung führt der Verwalter (§ 24 Abs. 8 WEG). Sie enthält nur den Wortlaut der verkündeten Beschlüsse mit Ort und Datum der Versammlung, dazu schriftliche Beschlüsse und Urteilsformeln; die Einträge sind fortlaufend zu nummerieren und unverzüglich mit Datum zu erledigen (§ 24 Abs. 7 WEG).

1. Vorlage vor der Versammlung

   Aus der Einladung einen Entwurf mit allen Tagesordnungspunkten und den Beschlussanträgen im Wortlaut anlegen lassen.

2. In der Versammlung

   Abstimmungsergebnisse in eine Tabelle eintragen und Änderungen am Antragstext wörtlich notieren.

3. Entwurf zusammensetzen

   Die KI führt Vorlage, Tabelle und Notizen zusammen und markiert jede Stelle, an der Notiz und Antragstext voneinander abweichen.

4. Prüfen und unterschreiben

   Verkündeten Wortlaut, Ergebnis und Mehrheiten am Original prüfen, dann unterschreiben lassen.

5. Beschluss-Sammlung

   Die Einträge mit laufender Nummer vorbereiten lassen, prüfen und unverzüglich mit Datum eintragen.

Wie bereitet die Verwaltung Rückfragen zur Nebenkostenabrechnung vor?

Mit KI beantwortet die Verwaltung Rückfragen zur Abrechnung nachvollziehbarer: Der Agent ordnet jede Kostenposition einer Betriebskostenart zu, stellt sie dem Vorjahr gegenüber und entwirft eine Antwort, die Sie prüfen. Die Abrechnung selbst erstellt weiterhin Ihre Verwaltungssoftware. Dieser Abschnitt beschreibt die Arbeit der Verwaltung und ist keine Beratung für Mieter.

• Betriebskostenarten: § 2 BetrKV zählt 17 Nummern auf, von öffentlichen Lasten bis zu „sonstigen Betriebskosten“. Dass sich die Liste ändert, zeigt Nr. 15: Das Nutzungsentgelt für eine nicht zum Gebäude gehörende Antennenanlage gehörte nur bis zum 30. Juni 2024 dazu.
• Heizkosten: Mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten der zentralen Heizungsanlage sind nach erfasstem Verbrauch zu verteilen, in bestimmten älteren Gebäuden mit Öl- oder Gasheizung genau 70 Prozent (§ 7 Abs. 1 HeizkostenV).
• Fristen: Die Abrechnung ist dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitzuteilen; Einwendungen muss der Mieter bis zwölf Monate nach Zugang mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Bei Eigentümern geht es um die Jahresabrechnung, die der Verwalter nach § 28 Abs. 2 WEG aufstellt.

Wie vergleicht die Verwaltung Handwerkerangebote mit KI?

Aus mehreren Angeboten für dieselbe Leistung baut ein KI-Agent einen Preisspiegel: je Position die Preise der Bieter nebeneinander, dazu Ausschlüsse, Termine und Gewährleistung. Für eine Eigentümergemeinschaft wird daraus die Grundlage der Beschlussvorlage. Wie der Vergleich aufgebaut ist und woran er scheitert, erklärt der Ratgeber Angebote vergleichen.

Welche Hausverwaltungssoftware bietet KI-Funktionen?

Mehrere Anbieter haben KI-Funktionen in ihre Software eingebaut, vor allem für Posteingang, Rechnungserfassung und Antwortentwürfe. Die Tabelle gibt die Angaben der Hersteller wieder, Stand September 2026; geprüft haben wir die Funktionen nicht, und die Liste ist nicht vollständig.

Eingebaute KI hat einen Vorteil: Stammdaten, Objekte und Vorgänge sind schon da. Ein separates Werkzeug arbeitet dagegen mit dem, was Sie als Datei exportieren. Ob eine Versammlung für ein Protokollwerkzeug aufgezeichnet werden darf, ist eine eigene Rechtsfrage, die Sie vor dem ersten Einsatz klären.

Was gilt beim Datenschutz mit Mieter- und Eigentümerdaten?

Die Verwaltung ist für die Daten in ihrem Betrieb Verantwortliche im Sinne der DSGVO, so der Landesbeauftragte für den Datenschutz Rheinland-Pfalz. Verarbeitet ein KI-Anbieter Mieter- oder Eigentümerdaten in ihrem Auftrag, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Was darin stehen muss, erklärt der Ratgeber AV-Vertrag für KI-Werkzeuge.

Die Datenschutzkonferenz hat ihre Anforderungen in der Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024 zusammengefasst. Der VDIV hat im April 2025 mit einer Anwaltskanzlei die Handlungsempfehlung „Künstliche Intelligenz als Immobilienverwaltung datenschutzkonform einsetzen“ veröffentlicht, für Mitglieder kostenfrei. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, prüfen Sie mit dem Ratgeber Datenschutz-Folgenabschätzung bei KI.

Wo passt Biwak in der Hausverwaltung, und wo nicht?

Biwak passt zu den Schreib- und Prüfaufgaben, die aus Dateien entstehen; die Verwaltungssoftware ersetzt es nicht. In der Desktop-App für macOS und Windows kann jedes Objekt oder jede Gemeinschaft ein eigenes Projekt mit eigenem Arbeitsordner bekommen: darin Teilungserklärung, Beschlüsse und Abrechnungen als PDF mit Textebene oder Word-Datei, Listen als Excel oder CSV, Anfragen als gespeicherte E-Mail (.eml). Sie beschreiben den Auftrag, und der KI-Agent legt Antwortentwurf oder Vergleichstabelle als neue Datei ab, verlässlich als CSV, HTML oder Markdown. Weil Biwak den Ordner vor jedem Auftrag sichert, lassen sich Änderungen an vorhandenen Dateien mit einem Klick zurücknehmen.

Häufige Fragen