Wie wertet man Excel-Tabellen mit KI aus?

Welche drei Wege gibt es, und worin unterscheiden sie sich?

Die drei Wege unterscheiden sich vor allem darin, wo die Datei liegt und ob die KI das Original verändert. Copilot arbeitet in der geöffneten Arbeitsmappe, ChatGPT und Claude rechnen mit einer hochgeladenen Kopie beim Anbieter, und ein KI-Agent wie Biwak liest die Datei in einem Ordner auf Ihrem Rechner und legt das Ergebnis daneben ab.

Was kann Copilot in Excel, und welche Lizenz braucht man?

Copilot in Excel beantwortet Fragen zu Ihren Daten, schreibt und erklärt Formeln, legt PivotTables und Diagramme an und kann die Arbeitsmappe direkt bearbeiten. Laut Microsoft-Hilfe gibt es drei Modi (Stand September 2026): Im Bearbeitungsmodus ändert Copilot die Arbeitsmappe, im Planmodus schlägt es zuerst einen Plan vor, im Chatmodus bleibt die Datei unverändert. Alle drei laufen in Excel unter Windows, auf dem Mac und im Web. Vorausgesetzt wird eine dieser Lizenzen:

• ein für Copilot Chat berechtigtes Microsoft-365- oder Office-365-Geschäftsabo, das einen Standardzugriff gibt,
• ein kommerzielles Microsoft-Copilot-Abo, also die Zusatzlizenz mit vorrangigem Zugriff,
• für Privatkunden Microsoft 365 Premium oder ein Single- oder Family-Abo mit KI-Guthabenplan.

Drei Punkte sollten Sie vorher kennen. Im Bearbeitungsmodus ändert Copilot die Datei direkt; laut Microsoft sieht jeder mit Zugriff auf die Datei die gespeicherten Änderungen, auch in einer gemeinsamen Bearbeitung, und zurück kommen Sie über Rückgängig oder frühere Versionen. Probieren Sie Copilot deshalb zuerst an einer Kopie aus. Außerdem empfiehlt Microsoft in seiner FAQ zu Copilot in Excel, Copilot nicht für Entscheidungen in sensiblen Bereichen wie Finanzen, Recht oder Medizin einzusetzen. Und neben GPT-Modellen nutzt Copilot in Excel auch Claude-Modelle von Anthropic. Dann findet die Verarbeitung laut Microsoft Learn (Stand 3. September 2026) außerhalb der EU-Datengrenze statt. Bei Microsoft-365-Umgebungen in der EU, im EFTA-Raum und im Vereinigten Königreich, die nach dem 25. März 2026 eingerichtet wurden, ist die Einstellung dafür in Word, Excel und PowerPoint ab Werk eingeschaltet; für ältere Umgebungen verweist Microsoft auf das Nachrichtencenter. Lassen Sie Ihre Administration prüfen, wie sie bei Ihnen steht.

Wie werten ChatGPT und Claude eine Excel-Datei aus?

ChatGPT und Claude werten eine hochgeladene Tabelle aus, indem sie Python-Code schreiben und ausführen; das Ergebnis erscheint als Antwort, Tabelle, Diagramm oder herunterladbare Datei. ChatGPT nimmt laut OpenAI-Hilfe .xls-, .xlsx- und .csv-Dateien an, Tabellen dürfen je nach Zeilenbreite rund 50 MB groß sein, und im kostenlosen Tarif sind drei Uploads pro Tag möglich (Stand September 2026). Bei Claude muss für Excel-Dateien die Code-Ausführung und Dateierstellung eingeschaltet sein; Claude kann dann auch .xlsx-Dateien mit Formeln erzeugen. Für die Tarife Pro, Max, Team und Enterprise gibt es zusätzlich ein Excel-Add-in namens Claude for Excel.

Der Vorteil: Sie sehen den Rechenweg. OpenAI empfiehlt selbst, Code, Ausgaben und Annahmen zu prüfen, bevor man sich auf ein Ergebnis verlässt. Der Nachteil: Die Datei verlässt Ihr Haus. Bei privaten ChatGPT-Konten kann OpenAI Inhalte zum Training nutzen, solange Sie „Das Modell für alle verbessern“ (englisch „Improve the model for everyone“) nicht abschalten; bei Claude Free, Pro und Max entscheiden Sie selbst über die Nutzung fürs Training. ChatGPT Business, ChatGPT Enterprise sowie Claude Team und Enterprise nutzen Eingaben standardmäßig nicht zum Training.

Wo hilft ein KI-Agent wie Biwak, und wo nicht?

Ein KI-Agent am Ordner passt, wenn Sie mehrere Dateien zusammen auswerten, einen Auftrag jeden Monat wiederholen oder das Ergebnis als eigene Datei brauchen, etwa eine Jahresübersicht aus zwölf Monatsexporten. Biwak ist eine Desktop-App für macOS und Windows mit einem solchen Agenten: Sie wählen einen Arbeitsordner, beschreiben den Auftrag, und Biwak liest die Tabellen darin und legt das Ergebnis als CSV-Datei oder als HTML-Bericht ab. Vor jedem Auftrag sichert Biwak den Arbeitsordner; mit einem Klick lässt sich der Stand von vorher wiederherstellen.

• Dateiformate: Biwak liest .xlsx, .xlsm, .ods und .csv, aber nicht das alte .xls-Format. Speichern Sie solche Dateien vorher in Excel als .xlsx.
• CSV statt fertiger Excel-Datei: Die Desktop-App legt verlässlich CSV-, HTML- und Markdown-Dateien an; die CSV öffnen Sie in Excel und rechnen dort weiter. Fertige .xlsx-Dateien sagen wir für die Desktop-App nicht zu; die Werkzeuge dafür gibt es nur im Browser-Arbeitsbereich, einer Vorabfunktion.
• Formeln in der Arbeitsmappe: Wer Formeln, PivotTables oder Diagramme direkt in seiner Datei haben will, ist mit Copilot in Excel besser bedient.
• Sicherungspunkt ist kein Backup: Er deckt nur den Arbeitsordner und übergeht Dateien über 12 MB. Arbeiten Sie deshalb mit einer Kopie der Originaldatei.
• Datenweg: Die Datei bleibt auf Ihrem Rechner, die für den Auftrag verwendeten Inhalte gehen an das Sprachmodell. Gerechnet wird in der EU, Vertragspartner für die Modelle ist die PREM SA in der Schweiz, und Inhalte werden nicht zum Training verwendet. Nötig sind eine Internetverbindung und ein Biwak-Konto.

Welche Auswertungen eignen sich für KI?

Gut eignen sich Auswertungen, deren Ergebnis Sie mit einer einfachen Probe kontrollieren können. Die Tabelle zeigt typische Aufgaben und die passende Kontrolle.

Einer Formel wirklich voraus ist die KI bei Freitext: Kategorien, Gründe oder Stimmungen aus Kommentarspalten. Reine Summen rechnet eine PivotTable ebenso gut und ohne dass Daten Ihr Haus verlassen. Lassen Sie sich von der KI dann lieber die Formel oder die PivotTable bauen, statt nur die Zahl zu nennen.

Wie formulieren Sie den Auftrag?

Ein guter Auftrag nennt Datei und Blatt, die Spalten, den Zeitraum, das gewünschte Ergebnis und die Probe, die mitgeliefert werden soll.

• Rechnen lassen statt abschreiben lassen: Verlangen Sie eine Formel, eine PivotTable oder den Rechenweg, damit Sie sehen, woher eine Zahl kommt.
• Ausschlüsse benennen lassen: Leere Zeilen, Stornos und Zwischensummen sollen gezählt und genannt werden, nicht still wegfallen.
• Deutsche Formate vorgeben: Dezimalkomma, Datum als TT.MM.JJJJ und bei CSV das Semikolon als Trennzeichen, damit deutsches Excel die Datei auch per Doppelklick richtig öffnet.
• Deutsche Formelnamen verlangen: In deutschem Excel heißt es SUMMEWENNS statt SUMIFS, und Argumente trennt ein Semikolon.

Wie prüfen Sie das Ergebnis?

Prüfen Sie jedes KI-Ergebnis gegen die Ausgangsdaten, bevor es in einen Bericht oder eine Entscheidung geht. Microsoft, OpenAI und Anthropic weisen in ihren Hilfen selbst darauf hin, dass Ergebnisse falsch sein können.

Kommen die Daten ursprünglich aus einer PDF, prüfen Sie zuerst die Umwandlung; worauf es dabei ankommt, steht unter PDF in Excel umwandeln.

Was gilt für Kundendaten und andere personenbezogene Daten?

Enthält die Tabelle Namen, Kundennummern, Gehälter oder andere Angaben, die sich einer Person zuordnen lassen, verarbeiten Sie mit der KI-Auswertung personenbezogene Daten. Dann brauchen Sie mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, erklärt unter AV-Vertrag für KI-Werkzeuge, und sollten prüfen, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.

• Nur die Spalten übergeben, die die Auswertung braucht, und Namen durch Nummern ersetzen, wo das genügt.
• Geschäftskonten statt Privatkonten verwenden und die Trainingseinstellung prüfen.
• Bei Biwak sind AV-Vertrag und TOM-Dokumentation in Vorbereitung, Unterlagen gibt es auf Anfrage. Bis dahin gehören personenbezogene Daten nur nach eigener Prüfung hinein.
• Festhalten, welche Daten in welches Werkzeug dürfen; wie eine solche Regel aussieht, beschreibt ChatGPT im Unternehmen.

Häufige Fragen