Angebote vergleichen: Wie erstellt man einen Preisspiegel?

Was ist ein Preisspiegel, und was gehört hinein?

Ein Preisspiegel ist eine Tabelle, die Angebote Position für Position nebeneinanderstellt: eine Zeile je Leistung, eine Spalte je Anbieter. Er zeigt, was jedes Angebot für genau die geforderte Leistung kostet und worin sich die Angebote außerhalb des Preises unterscheiden. Diese Angaben gehören hinein:

In Planungsbüros gehört das Aufstellen eines Preisspiegels nach der HOAI, Anlage 10.1, zur Leistungsphase 7, der Mitwirkung bei der Vergabe; in Hausverwaltungen ist er oft die Grundlage einer Beschlussvorlage für die Eigentümergemeinschaft. Wie beide Branchen dabei mit KI arbeiten, steht unter KI für Architekten und Ingenieure und KI für Hausverwaltungen.

Wie sieht ein Preisspiegel als Tabelle aus?

So sieht ein Preisspiegel aus, den Sie in Excel nachbauen können. Die Werte sind erfunden. Sie zeigen, wie sich die Reihenfolge ändert, sobald Einheiten, Nebenkosten und Skonto eingerechnet sind: Der niedrigste Stückpreis gehört hier zum teuersten Angebot.

In Excel stehen die Anbieter nebeneinander in Spalten. Stehen die Nettopreise nach Skonto in Zeile 9, findet =MIN(B9:D9) den niedrigsten Wert, =B9/MIN($B9:$D9)-1 berechnet den Abstand von Anbieter A zum günstigsten, und eine bedingte Formatierung hebt den Bestwert hervor. Wer die Werte von einer KI erfassen lässt, nimmt besser das lange Format mit einer Zeile je Anbieter und Position und bringt es danach mit einer PivotTable in die Ansicht nebeneinander. Als Vorlage genügt diese Kopfzeile einer CSV-Datei:

Anbieter;Position;Menge;Einheit;Einzelpreis netto;Preis je Einheit;Gesamtpreis netto;Nebenkosten;Rabatt;Skonto;Zahlungsziel;Lieferzeit;Gewährleistung;Bindefrist;Ausschlüsse;Datei;Seite

Wie macht man Angebote vergleichbar?

Vergleichbar werden Angebote, wenn jede Zeile dieselbe Leistung in derselben Menge und Einheit beschreibt. Diese sechs Schritte erledigen das meiste.

1. Einheiten angleichen

   Rechnen Sie Karton-, Paket- und Staffelpreise auf eine Einheit um, etwa Euro je Stück oder je Quadratmeter, und prüfen Sie, ob Mindestmengen Ihre Menge verändern.

2. Nebenkosten ergänzen

   Fracht, Verpackung, Montage, Entsorgung und Zuschläge stehen manchmal erst in den AGB. Tragen Sie sie in eigene Zeilen ein; „frei Haus“ ist ein Wert, „keine Angabe“ ist eine Rückfrage.

3. Lücken als Lücken führen

   Fehlt eine Position, tragen Sie „fehlt“ ein, nicht null, und fragen Sie beim Anbieter nach. Eine Null macht ein unvollständiges Angebot scheinbar zum günstigsten.

4. Rabatt und Skonto richtig ansetzen

   Rabatte ziehen Sie ab, Skonto nur, wenn Sie die Frist sicher einhalten. Den Wert eines Skontos als Jahreszins schätzt die Faustformel Skontosatz ÷ (100 − Skontosatz) × 360 ÷ (Zahlungsziel − Skontofrist): 2 % Skonto bei Zahlung in 10 statt 30 Tagen entsprechen rund 36,7 % im Jahr.

5. Netto mit netto vergleichen

   Sind Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt, vergleichen Sie Nettopreise. Achten Sie darauf, dass kein Bruttopreis neben Nettopreisen steht.

6. Bindefrist und Gewährleistung festhalten

   Ein Angebot bindet den Anbieter, sofern er die Bindung nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB); hat er eine Frist gesetzt, können Sie nur innerhalb dieser Frist annehmen (§ 148 BGB). Mängelansprüche verjähren beim Kauf gesetzlich in der Regel nach zwei Jahren, bei Bauwerken nach fünf (§ 438 BGB); für Werkleistungen wie die Montage gilt Entsprechendes (§ 634a BGB). Weicht ein Angebot davon ab, gehört das in den Preisspiegel.

Wie gewichtet man Preis, Lieferzeit und Gewährleistung?

Zählt mehr als der Preis, hilft eine Nutzwertanalyse: Sie legen Kriterien und Gewichte fest, bevor Sie die Angebote vergleichen, vergeben Punkte und rechnen den gewichteten Gesamtwert aus. Öffentliche Auftraggeber sind bei Vergaben oberhalb der EU-Schwellenwerte ähnlich gebunden: Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, und Kriterien und Gewichtung stehen vorab in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen (§ 127 GWB, § 58 VgV). Für private Unternehmen ist das in der Regel keine Pflicht, aber ein guter Schutz gegen Bauchentscheidungen.

1. Kriterien festlegen

   Drei bis fünf Kriterien genügen, etwa Preis, Lieferzeit, Gewährleistung und Service.

2. Gewichte vorher verteilen

   Verteilen Sie 100 Prozent auf die Kriterien und halten Sie das schriftlich fest, bevor Sie die Angebote nebeneinanderlegen.

3. Punkte vergeben

   Bewerten Sie jedes Angebot je Kriterium von 0 bis 10. Beim Preis erhält das günstigste 10 Punkte, die übrigen 10 × günstigster Preis ÷ eigener Preis; bei der Lieferzeit entsprechend mit der kürzesten, bei der Gewährleistung 10 × eigene ÷ längste Dauer.

4. Nutzwert rechnen

   Multiplizieren Sie Punkte und Gewicht und addieren Sie je Angebot. In Excel erledigt das =SUMMENPRODUKT($B$2:$B$4;C2:C4), wenn in Spalte B die Gewichte und in Spalte C die Punkte eines Anbieters stehen.

5. Ergebnis gegenprüfen

   Verschieben Sie ein Gewicht um zehn Prozentpunkte. Kippt die Reihenfolge, ist die Entscheidung knapp und verdient eine zweite Meinung.

Mit dieser Gewichtung liegt Anbieter A vorn, obwohl C am günstigsten ist: Gegenüber A kosten die kürzere Gewährleistung und die etwas längere Lieferzeit C mehr Punkte, als der Preisvorteil einbringt. Welche Gewichte richtig sind, entscheidet Ihr Bedarf, nicht die Tabelle.

Wo hilft ein KI-Agent wie Biwak, und wo nicht?

Beim Angebotsvergleich steckt viel Arbeit im Übertragen: Werte aus unterschiedlich aufgebauten PDFs heraussuchen, Einheiten umrechnen, Nebenkosten in den AGB finden. Das kann ein KI-Agent übernehmen, wenn er zu jedem Wert die Fundstelle nennt und Fehlendes als fehlend markiert. Biwak ist eine Desktop-App für macOS und Windows mit einem solchen Agenten; auf der Biwak-Startseite heißt dieser Anwendungsfall „Angebote: Ordner → Übersicht“. Sie legen die Angebote in einen Arbeitsordner, beschreiben den Auftrag, und Biwak legt den Preisspiegel als CSV-Datei daneben ab.

• Keine Texterkennung: Gefaxte oder gescannte Angebote liest Biwak nicht; machen Sie sie vorher durchsuchbar, zum Beispiel mit Adobe Acrobat.
• Tabelle als CSV: Summen, PivotTable und Gewichtung bauen Sie in Excel. Fertige .xlsx-Dateien sagen wir für die Desktop-App nicht zu.
• Keine Entscheidung: Die Ergebnisse sind Entwürfe, die Sie prüfen; Gewichtung und Vergabe bleiben bei Ihnen.
• Datenweg: Die Angebote bleiben im Ordner auf Ihrem Rechner, die verwendeten Inhalte gehen an das Sprachmodell. Gerechnet wird in der EU, Vertragspartner für die Modelle ist die PREM SA in der Schweiz, Inhalte werden nicht zum Training verwendet. Nötig sind eine Internetverbindung und ein Biwak-Konto.

Wie prüfen Sie den Preisspiegel vor der Entscheidung?

Prüfen Sie den Preisspiegel, bevor Sie entscheiden, egal ob Sie ihn von Hand oder mit KI erstellt haben. Diese Liste deckt die typischen Fehlerquellen ab:

Wie Sie Tabellen aus Angebots-PDFs ohne KI in Excel holen, steht unter PDF in Excel umwandeln; wie Sie den fertigen Preisspiegel weiter auswerten, unter Excel mit KI auswerten.

Häufige Fragen