Chatbot, Workflow oder Agent: Was passt zur Aufgabe?
| Eine Antwort genügt | ChatBeispiel: einen Absatz verständlicher formulieren. Wenn keine weiteren Handlungen nötig sind, reicht eine einzelne Modellantwort. |
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| Die Schritte stehen vorher fest | Fester WorkflowBeispiel: jeden freigegebenen CSV-Export nach denselben Regeln einlesen und summieren. Ein Skript oder eine vorhandene Tabellenfunktion ist dafür oft die passende Lösung. |
| Die nächsten Schritte hängen vom Inhalt ab | AgentBeispiel: mehrere unterschiedlich aufgebaute Angebote lesen, fehlende Angaben markieren, eine Rückfrage stellen und anschließend eine Vergleichsdatei erstellen. |
Die Unterscheidung folgt Anthropics Beitrag „Building effective agents“ vom 19. Dezember 2024: Bei Workflows laufen Modell und Werkzeuge auf vorgegebenen Pfaden, bei Agenten steuert das Modell den Ablauf und die Werkzeugnutzung selbst. Im Produktalltag überlappen die Begriffe; auch eine Chatoberfläche kann Werkzeuge und Agentenfunktionen enthalten. Entscheidend für die Auswahl ist die konkrete Aufgabe, nicht das Etikett auf der Website.
Beispiele: drei Büroaufgaben mit Abnahmekriterium
| Dokumente vergleichen | Angebote als Entscheidungsvorlage aufbereitenEingabe: freigegebene Angebotskopien. Ergebnis: Tabelle zu Leistungsumfang, Ausschlüssen, Termin und Preis mit Dokument- und Seitenverweisen. Prüfung: jede Angabe am Original kontrollieren; fehlende Angaben müssen als fehlend erscheinen. |
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| Excel oder CSV auswerten | Eine nachvollziehbare Monatsübersicht erstellenEingabe: eine Kopie des freigegebenen Exports. Ergebnis: nach Monat und Kategorie gegliederte Summen plus Liste unklarer Zeilen. Prüfung: Gesamtsumme, Zeilenzahl, Datumsformat, Währung und ausgeschlossene Werte mit der Quelle abgleichen. |
| Eine Präsentation vorbereiten | Einen vorhandenen Bericht in Folien übersetzenEingabe: freigegebener Bericht und Formatvorgaben. Ergebnis: Folienentwurf mit Quellenangaben zu Zahlen. Prüfung: jede Kennzahl, die Aussage der Grafik und die Lesbarkeit im tatsächlich geöffneten Foliensatz. Ob ein Werkzeug eine fertige Präsentationsdatei erzeugt oder nur den Folientext, ist je Produkt zu prüfen. |
Das sind Beispielaufträge, keine zugesagten Erfolgsquoten. Die vier Fälle auf der Biwak-Startseite sind nachgestellt, ohne Modellaufruf; sie zeigen die Arbeitsweise, nicht eine gemessene Leistung. Ob Ihre PDF-Dateien, Excel-Formeln oder Vorlagen funktionieren, prüfen Sie mit repräsentativen, zur Verarbeitung freigegebenen Beispieldateien. Gescannte PDFs ohne Textebene, eingebettete Bilder, Makros und externe Tabellenverknüpfungen brauchen eine eigene Prüfung.
Wie formuliert man einen brauchbaren Auftrag?
Ein guter Auftrag nennt Eingang, Ergebnis, Grenzen und Prüfung, zum Beispiel so:
Vergleiche die drei freigegebenen Angebote im Arbeitsordner. Erstelle eine Tabelle mit Leistung, Ausschlüssen, Gesamtpreis und Liefertermin. Nenne zu jedem Wert die Quelldatei und Seite. Ergänze fehlende Angaben nicht, sondern schreibe „fehlt“. Speichere das Ergebnis als neue CSV-Datei und ändere die Originale nicht.
- Eingabe
- Drei Angebote als PDF mit Textebene, für den Versuch freigegeben
- Ergebnis
- Eine neue CSV-Datei mit einer Zeile je Angebot und Datei und Seite zu jedem Wert. Was ein Angebot nicht nennt, steht dort als „fehlt“.
- Prüfung
- Jeden Gesamtpreis und jeden Termin auf der genannten Seite nachsehen, jedes „fehlt“ im Angebot suchen und am Änderungsdatum prüfen, dass die Originale unverändert sind.
- Eingang: Welche Dateien und welcher Zeitraum gehören dazu? Welche Version ist maßgeblich?
- Ergebnis: Benennen Sie Dateiformat, Spalten, Zielgruppe und Ablageort.
- Grenzen: Legen Sie fest, welche Quellen zulässig sind und wann eine Rückfrage nötig ist.
- Abnahme: Bestimmen Sie, welche Summen, Quellenstellen und Formatvorgaben vor der Verwendung kontrolliert werden.
Wie man klein anfängt und ein Ergebnis nachschärft, zeigt der Artikel Der erste Auftrag an einen KI-Agenten.
Kann man einen KI-Agenten selbst erstellen?
Ja, mit sehr unterschiedlichem Aufwand. Jeder Agent besteht aus drei Teilen: einem Sprachmodell, Werkzeugen, die es aufrufen darf, und Anweisungen mit Grenzen. So beschreibt es der Praxisleitfaden von OpenAI zum Bau von Agenten. Wer selbst baut, entscheidet über alle drei Teile und trägt dafür auch Betrieb, Tests und Sicherheit.
Agent in einer Plattform zusammenstellen
Viele Büro- und Automatisierungsplattformen bieten Baukästen: Anweisungen formulieren, Wissensquellen anhängen, Aktionen freigeben. Das ist schnell eingerichtet; die Grenzen und die Datenwege sind die der Plattform.
- Rechte und Datenzugriffe je Aktion prüfen
- Testfälle mit bekanntem Ergebnis anlegen
Eigener Agent über eine Modellschnittstelle
Über die Schnittstelle eines Modellanbieters, mit einem Agenten-Baukasten oder wenigen Zeilen eigenen Codes. Anthropic empfiehlt, zunächst direkt mit der Schnittstelle zu arbeiten und ein Framework nur zu nutzen, wenn man dessen Code versteht.
- Obergrenzen für Schritte und Wiederholungen
- Freigabe durch einen Menschen vor riskanten oder unumkehrbaren Aktionen
- Tests in einer abgeschotteten Umgebung
Einen vorhandenen Agenten nutzen
Desktop- und Web-Agenten für Büroaufgaben sind fertig eingerichtet; Sie beschreiben die Aufgabe statt den Ablauf. Dafür legt der Hersteller Werkzeuge, Modellzugang und Datenweg fest, und Sie prüfen, ob das zu Ihren Daten passt.
Beide Leitfäden raten, mit dem einfachsten Aufbau anzufangen. Anthropic empfiehlt die einfachste mögliche Lösung und mehr Komplexität nur bei Bedarf, dazu ausgiebige Tests in abgeschotteten Umgebungen. OpenAI rät, zuerst die Fähigkeiten eines einzelnen Agenten auszuschöpfen, bevor mehrere zusammenarbeiten, und bei wiederholten Fehlschlägen oder riskanten Aktionen einen Menschen einzubinden.
Was bei Biwak lokal arbeitet und was übertragen wird
Biwak ist eine Desktop-App für macOS und Windows mit einem KI-Agenten für Büroaufgaben. Sie wählen einen Arbeitsordner und beschreiben den Auftrag; der Agent liest dort zum Beispiel PDF mit Textebene, Word, Excel und PowerPoint und legt neue Dateien an, etwa eine CSV-Tabelle oder eine HTML-Seite. Die Dateien bleiben auf Ihrem Rechner. Für jeden Modellauftrag gehen Ihre Frage, der benötigte Gesprächskontext und verwendete Dateiinhalte über Ihr Biwak-Konto an das Sprachmodell. Gerechnet wird in der EU; Vertragspartner für die Modelle über Prem AI ist die PREM SA in der Schweiz. Die ganze Kette mit Anbietern und Standorten steht in Abschnitt 14 der Datenschutzerklärung.
Vor jedem Auftrag sichert Biwak den Arbeitsordner; mit einem Klick lässt sich der Stand von vorher wiederherstellen. Der Sicherungspunkt deckt nur diesen Ordner und holt nichts zurück, was schon nach außen gegangen ist. Der Arbeitsordner ist der vorgesehene Arbeitsbereich, aber keine technische Sperre: Die Werkzeuge des Agenten reichen so weit wie Ihr Benutzerkonto auf dem Rechner. In den Einstellungen lassen sich Terminalbefehle und Internetzugriff abschalten. Eine Prüfliste für Ihre IT steht auf der Sicherheitsseite. Warum ein lokales Programm noch kein lokal betriebenes Sprachmodell ist, erklärt ein eigener Artikel.
Wann ist eine Aufgabe noch nicht geeignet?
- Es gibt niemanden, der das Ergebnis fachlich beurteilen kann.
- Die Ausgangsdaten sind unvollständig oder widersprüchlich, aber das Ergebnis soll trotzdem als gesichert gelten.
- Eine falsche Handlung hätte eine schwer rückgängig zu machende Wirkung, etwa eine Zahlung oder eine verbindliche Erklärung.
- Die Daten und der vorgesehene Verarbeitungsweg sind für diesen Einsatz noch nicht freigegeben.
Beginnen Sie in diesen Fällen mit einer engeren Aufgabe, zum Beispiel einem Entwurf statt einer automatischen Ausführung. Der Leitfaden KI im Mittelstand einführen zeigt, wie Sie einen Pilotversuch mit Ausgangswert, Fehlerprüfung und klarer Entscheidung aufsetzen. Produktunterschiede stehen in den Vergleichen mit ChatGPT, Claude und lokalen Modellwerkzeugen.
Häufige Fragen
Ist jeder Chatbot ein KI-Agent?
Nein. Eine reine Textantwort braucht noch keinen Agenten. Wenn ein System abhängig vom Zwischenergebnis selbst Werkzeuge und weitere Schritte auswählt, arbeitet es agentisch. Viele Produkte verbinden beide Arbeitsweisen in einer Oberfläche.
Ersetzt ein KI-Agent Excel, Word oder PowerPoint?
Nein. Er kann bei der Bearbeitung von Dateien helfen, aber die Programme bleiben für Kontrolle, fachliche Weiterarbeit und die Prüfung des Dateiformats wichtig. Testen Sie Formeln, Verknüpfungen und Layout in dem Programm, in dem das Ergebnis später verwendet wird.
Sind Ergebnisse eines KI-Agenten automatisch richtig?
Nein. Ein erzeugtes Dokument belegt nur, dass eine Datei entstanden ist. Quellen, Zahlen, Vollständigkeit und Auswirkungen müssen anhand vorher festgelegter Kriterien geprüft werden. Bei fehlenden Daten sollte das Ergebnis die Lücke benennen, statt sie zu füllen.
Braucht ein Unternehmen gleich mehrere KI-Agenten?
Meist nicht. Starten Sie mit dem einfachsten Ablauf, der die Aufgabe zuverlässig löst; auch OpenAIs Praxisleitfaden rät, zuerst einen einzelnen Agenten auszubauen. Zusätzliche Agenten machen Abstimmung und Kontrolle aufwendiger. Ob sie helfen, muss sich an Qualität und Gesamtaufwand derselben Aufgabe zeigen.