Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?
Die Pflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 in zwei Stufen: Empfangen können muss jedes Unternehmen sofort, ausstellen muss es E-Rechnungen erst nach dem Ende der Übergangsfristen am 31. Dezember 2026 oder am 31. Dezember 2027. Rechtsgrundlage ist § 14 UStG in der Fassung des Wachstumschancengesetzes vom 27. März 2024; die Übergangsregeln stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Die Finanzverwaltung erläutert die Regeln in den BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und vom 15. Oktober 2025.
| Umsätze aus | Empfangen | Ausstellen | Fundstelle |
|---|---|---|---|
| 2025 und 2026 | Pflicht; der Aussteller braucht keine Zustimmung | Wahlweise E-Rechnung, Papier oder mit Zustimmung des Empfängers ein anderes elektronisches Format wie PDF; Übermittlung bis 31. Dezember 2026 | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 2027, Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro | Pflicht | Wahlweise wie 2026; Übermittlung bis 31. Dezember 2027 | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| 2027, Vorjahresumsatz über 800.000 Euro | Pflicht | E-Rechnung; ein EDI-Verfahren bleibt mit Zustimmung des Empfängers erlaubt | § 14 Abs. 2 und § 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG |
| ab 1. Januar 2028 | Pflicht | E-Rechnung für alle; EDI nur, wenn sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen | § 14 Abs. 1 Satz 6 und 7, Abs. 2 UStG |
Danach kommt mehr: Das Bundesfinanzministerium hat die Einführung eines Meldesystems, das bestimmte Rechnungsangaben zeitnah an die Finanzverwaltung übermittelt, „zu einem späteren Zeitpunkt“ angekündigt. Für grenzüberschreitende Umsätze zwischen Unternehmen in der EU führt die Richtlinie (EU) 2025/516 vom 11. März 2025 ab dem 1. Juli 2030 digitale Meldepflichten und E-Rechnungen nach EN 16931 ein.
Was ist eine E-Rechnung, und was nicht?
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den Software ohne Abtippen lesen kann. Eine PDF-Datei, ein Scan oder eine Word-Datei ist keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“, auch wenn sie per E-Mail kommt.
Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 1 UStG) oder zwischen den Parteien vereinbart sein und die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein solches Format übertragen lassen (Nr. 2 und Satz 7); das ist der Weg für EDI-Verfahren, also den direkten Datenaustausch zwischen den Systemen zweier Geschäftspartner. Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf eine Anlage, etwa eine PDF-Datei, in der die Pflichtangaben unstrukturiert stehen, genügt nicht, ein Link auf ein externes Ziel auch nicht.
Seit dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 unterscheidet die Finanzverwaltung zwei Fehlerarten. Eine Datei mit Formatfehlern, etwa eine XML-Datei, die nicht der zulässigen Syntax entspricht, ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Verstöße gegen Geschäftsregeln ohne umsatzsteuerlichen Bezug, etwa ein fehlendes Feld „Buyer reference“ (BT-10) in einer XRechnung, sind umsatzsteuerlich unbeachtlich. Fehlt dagegen eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG oder ist sie falsch, ist die Rechnung nicht ordnungsmäßig.
Für wen gilt die Pflicht, und für wen nicht?
Die Pflicht gilt für Rechnungen zwischen zwei Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind, wenn die Leistung für das Unternehmen des Empfängers erbracht wird (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Sie gilt auch für Gutschriften, für Umsätze, bei denen der Empfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), und wenn der Empfänger Kleinunternehmer ist oder nur steuerfreie Umsätze ausführt, etwa als Vermieter einer Wohnung.
| Konstellation | E-Rechnung Pflicht? | Fundstelle |
|---|---|---|
| Inländisches Unternehmen an inländisches Unternehmen | Ja, nach Ablauf der Übergangsfristen | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
| Rechnung an Privatpersonen | Nein; eine E-Rechnung nur mit Zustimmung des Empfängers | Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE |
| Leistender oder Empfänger im Ausland ansässig | Nein; Papier oder mit Zustimmung elektronisch | Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE |
| Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, etwa Wohnungsvermietung | Nein, dafür besteht keine Rechnungspflicht | § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG |
| Rechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise | Nein, eine sonstige Rechnung ist immer erlaubt | § 33 Satz 4 und § 34 Abs. 1 Satz 2 UStDV |
| Rechnungen von Kleinunternehmern | Nein, eine sonstige Rechnung ist immer erlaubt | § 34a Satz 4 UStDV |
| Rechnungen an Bundesbehörden | Ja, schon seit 27. November 2020, nach eigenen Regeln | § 3 Abs. 1 und § 11 Abs. 3 E-Rechnungsverordnung |
Für Aufträge des Bundes gilt eine ältere, eigene Pflicht: Lieferanten müssen Rechnungen an Bundesbehörden elektronisch über ein Verwaltungsportal einreichen, grundsätzlich im Standard XRechnung und mit einer Leitweg-ID, die die Rechnung der richtigen Stelle zuordnet. Ausgenommen sind Direktaufträge bis 1.000 Euro (§§ 3 bis 5 E-Rechnungsverordnung). Länder und Kommunen regeln das in eigenen Vorschriften.
E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Kleinunternehmer ist seit 2025, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).
- Ausstellen: Rechnungen von Kleinunternehmern dürfen immer als Papier- oder PDF-Rechnung gehen (§ 34a Satz 4 UStDV). Für ein PDF braucht es die Zustimmung des Empfängers; sie ist formfrei und kann auch stillschweigend erteilt werden.
- Freiwillig elektronisch: Eine E-Rechnung dürfen Kleinunternehmer an inländische Unternehmen jederzeit schicken, ohne vorher zu fragen.
- Empfangen: Die Pflicht, E-Rechnungen annehmen zu können, gilt auch für Kleinunternehmer (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Ein E-Mail-Postfach und ein Anzeigeprogramm genügen.
- Pflichtangabe: Jede Rechnung braucht den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 34a Satz 1 Nr. 5 UStDV).
E-Rechnungen empfangen: was seit 1. Januar 2025 gilt
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen annehmen können; eine Zustimmung des Empfängers braucht der Aussteller dafür nicht, und ein E-Mail-Postfach genügt. Ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen ist nicht nötig.
Für den Empfang einer elektronischen Rechnung genügt bereits ein E-Mail-Postfach.
Wer die Annahme verweigert oder technisch nicht empfangen kann, hat keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Der Aussteller hat seine Pflicht erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht hat, etwa mit einem Sendeprotokoll (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Lesen können Sie die XML-Datei nur mit einem Anzeigeprogramm. Buchhaltungsprogramme mit E-Rechnungsimport zeigen sie an; die Finanzverwaltung bietet den E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal an.
Die technische Prüfung einer E-Rechnung, die Validierung, ersetzt nicht die Kontrolle von Menge, Preis und Steuersatz. Auf ihr Ergebnis zu Format und Geschäftsregeln dürfen Sie sich bei ordentlicher Sorgfalt verlassen; zum Nachweis bietet es sich nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Solange Lieferanten noch PDF-Rechnungen schicken, lassen sich deren Angaben auch mit KI in eine Tabelle übertragen; wie das geht und wo die Grenzen liegen, zeigt der Artikel PDF in Excel umwandeln.
XRechnung oder ZUGFeRD?
Beide Formate erfüllen die Pflicht: XRechnung ist ein reiner XML-Datensatz, ZUGFeRD eine PDF-Datei mit eingebetteter XML-Datei. ZUGFeRD zählt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE).
| XRechnung | ZUGFeRD ab 2.0.1 | |
|---|---|---|
| Aufbau | Nur strukturierte Daten (XML in der Syntax UBL oder CII) | PDF-Ansicht mit eingebetteter XML-Datei (hybrides Format) |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Anzeigeprogramm | Ja, über den PDF-Teil |
| Maßgeblich bei Abweichungen | Die XML-Daten | Die XML-Daten, nicht das PDF-Bild (Abschnitt 14.4 UStAE) |
| Für die Pflicht zulässig | Ja | Ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL |
XRechnung ist der deutsche Standard zur Norm EN 16931; ihn betreibt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT). Welches zulässige Format zwei Geschäftspartner verwenden, ist eine zivilrechtliche Frage, die sie untereinander klären (Abschnitt 14.1 Abs. 12 UStAE). Wer mit Kunden schon Rechnungsdaten per EDI austauscht, darf das bis Ende 2027 mit deren Zustimmung fortsetzen und danach nur, wenn sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein Format nach EN 16931 übertragen lassen.
Erstellen lassen sich beide Formate mit Rechnungs- oder Buchhaltungsprogrammen, die einen E-Rechnungs-Export haben; prüfen Sie vor dem ersten Versand mit einer Validierung, ob die Datei die Norm erfüllt. Für Rechnungen an Bundesbehörden bieten die Rechnungseingangsplattformen des Bundes zusätzlich eine Weberfassung, ein geführtes Formular zum Anlegen und Übermitteln; für Rechnungen an Unternehmen ist sie nicht gedacht. Rechnungen darf auch ein Dienstleister im Namen und für Rechnung des Unternehmers ausstellen (§ 14 Abs. 2 UStG); der Unternehmer muss dann sicherstellen, dass die Formvorgaben eingehalten werden.
Wie lange müssen Sie E-Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt und gilt für alle Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war; für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt sie ein Jahr später (§ 27 Abs. 40 UStG). Auch § 147 Abs. 3 AO sieht für Buchungsbelege acht Jahre vor. Die Frist läuft allerdings nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft.
- Die Rechnung im empfangenen Format aufbewahren, bei einer E-Rechnung mindestens den strukturierten XML-Teil unverändert (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE).
- Bei ZUGFeRD die Datei mit der eingebetteten XML-Datei ablegen, nicht einen Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF.
- Den Validierungsbericht zusammen mit der Rechnung speichern.
- Umsatzsteuerlich ist eine Ablage außerhalb eines Systems nach den GoBD, den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung in elektronischer Form, allein in der Regel kein Verstoß (Abschnitt 14b.1 Abs. 1 UStAE); für andere Zwecke verweist das BMF auf die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025).
- Löschen erst nach Ablauf der Frist und nach Rücksprache mit der Steuerberatung, wenn Prüfungen oder Einsprüche offen sind.
Wie stellen Sie Ihren Betrieb auf E-Rechnungen um?
Beginnen Sie mit dem Empfang, denn der ist schon Pflicht, und legen Sie dann den eigenen Stichtag für den Versand fest. Die meiste Arbeit steckt in Stammdaten und Abläufen, nicht in der Software. Wie KI bei Belegen und Buchungen helfen kann, beschreibt der Artikel KI in der Buchhaltung; was vor dem Einsatz von KI-Werkzeugen mit Kundendaten zu prüfen ist, steht im Artikel ChatGPT im Unternehmen.
- Empfang einrichten
Eine Adresse für Eingangsrechnungen festlegen und den Lieferanten mitteilen, ein Anzeigeprogramm oder den Import in die Buchhaltung bereitstellen und festlegen, wer prüft, freigibt und ablegt.
- Stammdaten prüfen
Für jeden Geschäftskunden festhalten: Sitz im Inland, Rechnungs-E-Mail-Adresse, Bestell- oder Referenznummer, bei Behörden die Leitweg-ID. Für Lieferanten: Wer schickt schon E-Rechnungen?
- Software wählen
Ein Programm mit Export nach EN 16931 (XRechnung oder ZUGFeRD ab 2.0.1, nicht MINIMUM oder BASIC-WL) und einem Import mit Validierung. Mit der Steuerberatung abstimmen, wie die Daten in die Buchführung gelangen.
- Abläufe anpassen
Freigabe, Kontierung, Zahlung und Archiv auf die XML-Datei umstellen und festlegen, was bei Format- oder Inhaltsfehlern geschieht: zurückweisen und eine berichtigte E-Rechnung anfordern.
- Testen und Stichtag setzen
Mit einigen Kunden Testrechnungen austauschen. Spätester Stichtag für den Versand: 1. Januar 2027 bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026, sonst 1. Januar 2028.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich E-Rechnungen verschicken?
Für Umsätze ab dem 1. Januar 2028 müssen alle inländischen Unternehmen an andere inländische Unternehmen E-Rechnungen ausstellen. Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz hatte, muss das schon für Umsätze ab dem 1. Januar 2027; EDI-Verfahren bleiben mit Zustimmung bis Ende 2027 erlaubt. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025.
Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Eine PDF-Datei hat kein strukturiertes Format und ist deshalb eine sonstige Rechnung. Bis zum Ende der Übergangsfristen dürfen Sie PDF-Rechnungen mit Zustimmung des Empfängers weiter verschicken. Eine ZUGFeRD-Datei ab Version 2.0.1 sieht zwar aus wie ein PDF, enthält aber die maßgebliche XML-Datei und zählt als E-Rechnung.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?
Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nur vom Ausstellen ausgenommen (§ 34a UStDV), nicht vom Empfang. Ein E-Mail-Postfach und ein Programm, das die XML-Datei lesbar anzeigt, genügen dafür.
Was passiert, wenn ich nach Ablauf der Übergangsfrist noch Papierrechnungen schicke?
Ist eine E-Rechnung Pflicht, gilt eine Papier- oder PDF-Rechnung nicht als ordnungsmäßige Rechnung. Ihr Kunde riskiert dann den Vorsteuerabzug und wird in der Regel eine berichtigte E-Rechnung anfordern. Berichtigen können Sie, indem Sie eine E-Rechnung ausstellen, die eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung verweist.
Brauche ich für den Empfang eine spezielle Software?
Für den Empfang selbst genügt ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen brauchen Sie ein Anzeigeprogramm, etwa den E-Rechnungsviewer der Finanzverwaltung, und für die Buchung ist ein Programm sinnvoll, das die XML-Datei importiert und prüft.
Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Rechnungen an Verbraucher sind von der Pflicht nicht betroffen, und eine E-Rechnung dürfen Sie ihnen nur mit Zustimmung schicken. Für Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück bleibt die allgemeine Pflicht, überhaupt eine Rechnung auszustellen, bestehen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG), aber nicht als E-Rechnung.
Quellen
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG: Übergangsvorschriften (Abs. 38 E-Rechnung, Abs. 40 Aufbewahrung)
- § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
- § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
- § 33 UStDV: Rechnungen über Kleinbeträge
- BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025: Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Anpassung des UStAE
- Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Stand März 2026)
- § 147 AO: Aufbewahrung von Unterlagen
- § 3 E-Rechnungsverordnung des Bundes
- KoSIT: Standard XRechnung
- Finanzverwaltung: E-Rechnungsviewer im ELSTER-Portal
- Richtlinie (EU) 2025/516 (Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter), Amtsblatt vom 25. März 2025
Dieser Text ist keine Rechtsberatung. Er ist die Vorarbeit, die wir für uns selbst machen mussten, mit den Fundstellen, damit Ihre Anwältin nicht bei Null anfängt. Wo eine Frage von Ihren Umständen abhängt, steht es dabei.